مدیر روابط عمومی و آموزش همگانی: وظایف، نقش‌ها و مهارت‌های کلیدی

«مدرسه روابط عمومی»- مدیر روابط عمومی و آموزش همگانی، نقشی کلیدی در ارتقای وجهه عمومی، افزایش آگاهی و تعامل با ذینفعان مختلف یک سازمان ایفا می‌کند. این فرد با استفاده از طیف وسیعی از مهارت‌ها و ابزارها، به دنبال ایجاد تصویری مثبت از سازمان در اذهان عمومی، افزایش اعتماد به برند و جلب مشارکت فعالانه ذینفعان در فعالیت‌های سازمان است.

وظایف اصلی مدیر روابط عمومی و آموزش همگانی:

1. برنامه‌ریزی و اجرای استراتژی‌های روابط عمومی: این وظیفه شامل توسعه و اجرای برنامه‌هایی برای ارتقای وجهه عمومی سازمان، ایجاد و حفظ روابط با رسانه‌ها، سازماندهی رویدادها و انتشار اطلاعات و اخبار مرتبط با سازمان می‌شود.
2. مدیریت ارتباطات: مدیر روابط عمومی باید با طیف وسیعی از مخاطبان، از جمله رسانه‌ها، مشتریان، کارکنان، ذینفعان و عموم مردم، ارتباط مؤثر برقرار کند. این امر مستلزم مهارت‌های قوی در زمینه‌های ارتباط شفاهی و کتبی، گوش دادن فعال و همدلی است.
3. تولید و انتشار محتوا: مدیر روابط عمومی باید محتوای جذاب و آموزنده‌ای را برای مخاطبان مختلف تولید کند. این محتوا می‌تواند شامل مقالات خبری، بروشور، گزارش، پست‌های وبلاگ و محتوای رسانه‌های اجتماعی باشد.
4. مدیریت رسانه‌های اجتماعی: مدیر روابط عمومی باید حضور فعالانه‌ای در رسانه‌های اجتماعی داشته باشد و از این پلتفرم‌ها برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات، تعامل با مخاطبان و ایجاد برند آگاهی استفاده کند.
5. برگزاری رویدادها: مدیر روابط عمومی ممکن است مسئولیت برگزاری رویدادهایی مانند کنفرانس‌ها، سمینارها، کارگاه‌های آموزشی و جلسات اطلاع‌رسانی را بر عهده داشته باشد.
6. مدیریت بحران: در مواقع بروز بحران، مدیر روابط عمومی باید نقش مهمی در اطلاع‌رسانی به ذینفعان، مدیریت پیام‌ها و حفظ وجهه عمومی سازمان ایفا کند.
7. آموزش همگانی: مدیر روابط عمومی ممکن است مسئولیت آموزش و آگاهی‌بخشی به ذینفعان در مورد موضوعات مختلف مرتبط با سازمان را بر عهده داشته باشد.

نقش‌های کلیدی مدیر روابط عمومی و آموزش همگانی:

1. سخنگوی سازمان: مدیر روابط عمومی، سخنگوی رسمی سازمان در مقابل رسانه‌ها و ذینفعان است و باید به طور دقیق و شفاف به سوالات آنها پاسخ دهد.
2. پل ارتباطی: مدیر روابط عمومی، پلی بین سازمان و ذینفعان مختلف آن است و باید به طور فعال با آنها ارتباط برقرار کند و نیازها و خواسته‌های آنها را به اطلاع مدیران سازمان برساند.
3. مدافع برند: مدیر روابط عمومی باید از برند سازمان محافظت کند و در مواقع بروز مشکل، به طور فعال برای حفظ وجهه عمومی آن تلاش کند.
4. عامل تغییر: مدیر روابط عمومی می‌تواند به عنوان عاملی برای تغییر در سازمان عمل کند و به ارتقای فرهنگ سازمانی و افزایش تعهد کارکنان کمک کند.

مهارت‌های کلیدی مدیر روابط عمومی و آموزش همگانی:

1. مهارت‌های ارتباطی: مدیر روابط عمومی باید از مهارت‌های قوی در زمینه‌های ارتباط شفاهی و کتبی، گوش دادن فعال و همدلی برخوردار باشد.
2. مهارت‌های نوشتاری: مدیر روابط عمومی باید بتواند به طور واضح، مختصر و جذاب بنویسد.
3. مهارت‌های تحقیقاتی: مدیر روابط عمومی باید بتواند به طور مؤثر تحقیق کند و اطلاعات مورد نیاز خود را جمع‌آوری کند.
4. مهارت‌های حل مسئله: مدیر روابط عمومی باید بتواند به طور خلاقانه مسائل را حل کند و در مواقع بروز بحران، به طور منطقی و کارآمد عمل کند.
5. مهارت‌های مدیریت زمان: مدیر روابط عمومی باید بتواند زمان خود را به طور مؤثر مدیریت کند و به طور همزمان به چندین پروژه رسیدگی کند.
6. مهارت‌های کامپیوتری: مدیر روابط عمومی باید از مهارت‌های کامپیوتری قوی، از جمله تسلط بر نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس و شبکه‌های اجتماعی برخوردار باشد.
7. مهارت‌های بین فردی: مدیر روابط عمومی باید بتواند با طیف وسیعی از افراد از جمله رسانه‌ها، مشتریان، کارکنان و ذینفعان به طور مؤثر ارتباط برقرار کند.
8. مهارت‌های رهبری: مدیر روابط عمومی باید بتواند تیم خود را رهبری کند و آنها را برای رسیدن به اهداف مشترک انگیزه دهد.

1. روابط عمومی: درک عمیق از اصول و شیوه‌های روابط عمومی، از جمله استراتژی‌های ارتباطی، مدیریت رویداد، مدیریت بحران و روابط با رسانه‌ها.
2. بازاریابی: آشنایی با اصول بازاریابی و چگونگی استفاده از ابزارهای بازاریابی برای ارتقای برند و جلب مشتری.
3. رسانه‌های اجتماعی: درک جدیدترین روندها در زمینه رسانه‌های اجتماعی و چگونگی استفاده از آنها برای برقراری ارتباط با مخاطبان.
4. حقوق و مقررات: آشنایی با قوانین و مقررات مرتبط با روابط عمومی، از جمله قوانین مربوط به انتشارات و تبلیغات.
5. صنعت و حوزه کاری سازمان: داشتن دانش کافی در مورد صنعت و حوزه کاری سازمان برای درک بهتر نیازهای ذینفعان و ارائه اطلاعات و محتوا مرتبط. با داشتن مجموعه‌ای از مهارت‌های حرفه‌ای و دانش تخصصی، مدیر روابط عمومی و آموزش همگانی می‌تواند نقشی حیاتی در موفقیت سازمان ایفا کند. 

اشتباهات مدیریتی مدیران روابط عمومی

«مدرسه روابط عمومی»- مدیران روابط عمومی در دنیای امروز با چالش‌های متعددی روبرو هستند. آنها باید در میان حجم بالای کار، با ذینفعان مختلف ارتباط برقرار کرده و با استفاده از ابزارها و استراتژی‌های مختلف، به اهداف سازمانی خود دست پیدا کنند.

در این میان، برخی از اشتباهات رایج که مدیران روابط عمومی مرتکب می‌شوند، می‌تواند مانع از موفقیت آنها شود. در این مقاله، به بررسی برخی از این اشتباهات و ارائه راهکارهایی برای جلوگیری از آنها می‌پردازیم.

1. عدم تعیین اهداف واضح و مشخص

اولین قدم برای هر برنامه یا فعالیتی، تعیین اهداف واضح و مشخص است. این امر در مورد روابط عمومی نیز صدق می‌کند. مدیران روابط عمومی باید قبل از شروع هر کار، اهداف خود را به طور شفاف تعریف کنند. این اهداف باید قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌حصول، مرتبط، دارای زمان‌بندی مشخص و قابل‌قبول برای ذینفعان باشند.

راهکار:

برای تعیین اهداف خود از روش SMART استفاده کنید.

اهداف خود را با ذینفعان کلیدی به اشتراک بگذارید.

به طورمنظم عملکرد خود را در قبال این اهداف ارزیابی کنید.

2. عدم ایجاد برنامه عملی

پس از تعیین اهداف، باید برنامه عملی برای دستیابی به آنها ایجاد کنید. این برنامه باید شامل مراحل، وظایف، جدول زمانی و منابع مورد نیاز باشد.

راهکار:

برای ایجاد برنامه خود از نمودار گانت یا سایر ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید.

وظایف را به اعضای تیم خود به طور شفاف و روشن واگذار کنید.

به طور منظم پیشرفت خود را در قبال برنامه رصد کنید و در صورت نیاز تغییراتی در آن ایجاد کنید.

3. عدم برقراری ارتباط موثر

ارتباطات موثر یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مورد نیاز برای مدیران روابط عمومی است. آنها باید بتوانند با ذینفعان مختلف به طور واضح، مختصر و قانع‌کننده ارتباط برقرار کنند.

راهکار:

از کانال‌های ارتباطی مختلف مانند ایمیل، تلفن، رسانه‌های اجتماعی و جلسات حضوری برای برقراری ارتباط با ذینفعان خود استفاده کنید.

پیام‌های خود را به طور شفاف و مختصر بیان کنید.

به طور فعال به ذینفعان خود گوش دهید و به سوالات و نظرات آنها پاسخ دهید.

4. عدم اندازه‌گیری نتایج

برای اینکه بتوانید بفهمید آیا فعالیت‌های روابط عمومی شما موثر بوده است یا خیر، باید نتایج آنها را اندازه‌گیری کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های خود را در صورت نیاز  اصلاح کنید و منابع خود را به طور موثرتری تخصیص دهید.

راهکار:

برای اندازه‌گیری نتایج فعالیت‌های خود از ابزارهای مختلف مانند Google Analytics، Hootsuite و Sprout Social استفاده کنید.

به طور منظم نتایج خود را بررسی کنید و در صورت نیاز تغییراتی در استراتژی خود ایجاد کنید.

5. عدم استفاده از فناوری

امروزه فناوری‌های مختلفی وجود دارد که می‌تواند به مدیران روابط عمومی در انجام وظایف خود کمک کند. از جمله این فناوری‌ها می‌توان به نرم افزارهای روابط با مشتری (CRM)، ابزارهای رسانه‌های اجتماعی و پلتفرم‌های انتشار محتوا اشاره کرد.

راهکار:

از فناوری برای خودکارسازی وظایف، جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل نتایج استفاده کنید.

از رسانه‌های اجتماعی برای برقراری ارتباط با ذینفعان و به اشتراک گذاشتن محتوای خود استفاده کنید.

از پلتفرم‌های انتشار محتوا برای ایجاد و انتشار محتوای خود استفاده کنید.

6. عدم تمرکز بر روی مخاطب

مهم‌ترین اصل در روابط عمومی، تمرکز بر روی مخاطب است. مدیران روابط عمومی باید نیازها، علایق و خواسته‌های مخاطبان خود را به خوبی بشناسند و محتوای خود را متناسب با آنها ایجاد کنند.

راهکار:

برای شناخت بهتر مخاطبان خود تحقیقات بازار انجام دهید.

محتوای خود را به گونه‌ای ایجاد کنید که برای مخاطبان شما جذاب و مفید باشد.

از طریق نظرسنجی، مصاحبه و گروه‌های تمرکز بازخورد مخاطبان خود را جمع‌آوری کنید.

7. عدم ایجاد روابط

ایجاد روابط با ذینفعان کلیدی برای موفقیت در روابط عمومی ضروری است. مدیران روابط عمومی باید با رسانه‌ها، مشتریان، کارکنان و سایر ذینفعان روابط قوی و مثبتی برقرار کنند.

راهکار:

در رویدادهای مختلف شرکت کنید و با افراد جدید آشنا شوید.

با ذینفعان خود به طور منظم ارتباط برقرار کنید و آنها را از فعالیت‌های خود مطلع کنید.

به ذینفعان خود نشان دهید که به آنها اهمیت می‌دهید و به نظرات آنها احترام می‌گذارید.

8. عدم خلاقیت

در دنیای امروز، برای موفقیت در روابط عمومی به خلاقیت نیاز دارید. مدیران روابط عمومی باید ایده‌های جدید و نوآورانه‌ای برای جذب مخاطبان و رسیدن به اهداف خود ارائه دهند.

راهکار:

به طور مداوم به دنبال ایده‌های جدید باشید.

از تجربیات دیگران بیاموزید.

از خلاقیت اعضای تیم خود استفاده کنید.

9. عدم انعطاف‌پذیری

مدیران روابط عمومی باید در برابر تغییرات انعطاف‌پذیر باشند. دنیای روابط عمومی به سرعت در حال تغییر است و مدیران روابط عمومی باید بتوانند با این تغییرات سازگار شوند.

راهکار:

به دنبال یادگیری چیزهای جدید باشید.

از پذیرش ریسک نترسید.

از اشتباهات خود درس بگیرید.

10. عدم تعهد

مدیران روابط عمومی باید به شغل خود متعهد باشند و برای رسیدن به اهداف خود تلاش کنند.

راهکار:

به کاری که انجام می‌دهید علاقه‌مند باشید.

برای شغل خود وقت و انرژی بگذارید.

به دنبال پیشرفت و ارتقای مهارت‌های خود باشید.

با اجتناب از این اشتباهات رایج، می‌توانید به یک مدیر روابط عمومی موفق تبدیل شوید و به اهداف سازمانی خود دست پیدا کنید. شما می توانید آموزش های مدیریتی و مشاوره های ما را برای تقویت روابط عمومی تان استفاده کنید. با ما تماس بگیرید. 

آینه یا پنجره: کدام در روابط عمومی مهم‌تر است؟

«مدرسه روابط عمومی»- در کتاب "از خوب به عالی" نوشته جیم کالینز، مفهومی به نام "رهبری سطح پنجم" معرفی می‌شود. این رهبران که در راس شرکت‌های فوق‌العاده قرار دارند، دو ویژگی کلیدی دارند: تواضع و جدیت.

استعاره جالبی که در این کتاب به کار رفته، پنجره و آینه است. در زمان موفقیت:

1. رهبران سطح پنجم به پنجره نگاه می‌کنند و عامل موفقیت را در بیرون از خود جستجو می‌کنند. به عنوان مثال، آنها می‌گویند "ما موفق شدیم چون افراد خوبی داریم"، "در صنعتی با آینده روشن کار می‌کنیم" یا "شانس آوردیم".
2. سایر مدیران در زمان موفقیت بیشتر تمایل دارند به آینه نگاه کنند و خود را عامل موفقیت بدانند. آنها می‌گویند "من موفق شدم چون باهوش هستم"، "برنامه‌ریزی درستی داشتم"، "توانمندی‌های خاصی دارم" و ...

اما در زمان شکست:

1. رهبر سطح پنجم به آینه نگاه می‌کند و مسئولیت شکست را بر عهده می‌گیرد. او می‌گوید "شکست خوردیم چون: "خوب برنامه‌ریزی نکرده بودم"، "تلاشم به اندازه کافی نبود"، "نتوانستم تیم را به خوبی جهت‌دهی کنم".
2. سایر مدیران به پنجره نگاه می‌کنند و عوامل بیرونی را مقصر شکست می‌دانند. آنها می‌گویند "شکست خوردیم چون: "نیروهای خوبی ندارم"، "دولت نمی‌گذارد"، "تقصیر تحریم‌ها است"، "شانس نیاوردم" و ...

این رویکرد در روابط عمومی نیز حائز اهمیت است.

یک مدیر روابط عمومی سطح پنجم:

• در زمان موفقیت، به دنبال عوامل بیرونی که به ارتقای وجهه سازمان کمک کرده‌اند می‌گردد. به عنوان مثال، او از رسانه‌ها، ذینفعان و مشتریان به خاطر حمایتشان قدردانی می‌کند و به دنبال فرصت‌هایی برای تعامل بیشتر با آنها می‌گردد.
• در زمان شکست، به طور علنی مسئولیت اشتباهات را بر عهده می‌گیرد و به دنبال راه حل‌هایی برای جبران آنها می‌گردد. او از فرصت شکست برای یادگیری و بهبود عملکرد خود و تیمش استفاده می‌کند.

دکتر عادل میرشاهی، کارشناس ارشد روابط عمومی معتقد است: با اتخاذ این رویکرد، مدیران روابط عمومی می‌توانند به ایجاد یک فرهنگ مسئولیت‌پذیری و تعهد در سازمان کمک کنند و در نهایت به موفقیت بلندمدت سازمان دست یابند.