مدیریت بحران در روابط عمومی

«مدرسه روابط عمومی»- مدیریت بحران در روابط عمومی یکی از جوانب حیاتی است که سازمان‌ها باید به آن توجه کنند. بحران‌ها و رخدادهای ناگوار می‌توانند از جمله حوادث طبیعی، حوادث صنعتی، مشکلات عملیاتی، یا اتفاقات ناخواسته در فضای مجازی باشند که باعث افتضاح و آسیب به شهرت و اعتبار سازمان می‌شوند. در چنین شرایطی، مدیریت بحران در روابط عمومی به منظور حفظ اعتبار و شناخت سازمان و کنترل آسیب‌ها و مخاطرات مرتبط با بحران، از اهمیت چشمگیری برخوردار است.

ارتباط با کمیته مدیریت بحران سازمان:

کمیته مدیریت بحران سازمان معمولاً به عنوان یک تیم تخصصی شکل می‌گیرد که مسئولیت مدیریت و کنترل بحران‌های پیش‌آمده را بر عهده دارد. در این روند، روابط عمومی نقش بسیار مهمی را در هماهنگی اطلاع‌رسانی و ارتباطات خارجی در زمان بحران دارد. به طور کلی، ارتباطات بین کمیته مدیریت بحران و تیم روابط عمومی شامل موارد زیر می‌شود:

1. تعیین و ارتقاء استراتژی‌ها و برنامه‌ها:

تعیین استراتژی‌ها و برنامه‌های ارتباطی در زمان بحران بر اساس تصمیمات گرفته شده توسط کمیته مدیریت بحران.

2. اطلاع‌رسانی فوری و دقیق:

ارائه اطلاعات فوری و دقیق به تیم روابط عمومی توسط کمیته مدیریت بحران برای ارسال پیام‌ها و اطلاعیه‌های لازم به مخاطبان و رسانه‌ها.

3. تدارک محتوا و مواد ارتباطی:

ارائه محتوا و مواد ارتباطی مناسب برای انتشار در رسانه‌ها و فضاهای دیجیتال توسط تیم روابط عمومی با هدف اطلاع‌رسانی به مخاطبان و کنترل آسیب‌های مرتبط با بحران.

4. هماهنگی با رسانه‌ها و مخاطبان:

برقراری ارتباط موثر با رسانه‌ها و مخاطبان توسط تیم روابط عمومی با هدف اطلاع‌رسانی دقیق و کنترل شایعات و اخبار نادرست.

5. ارزیابی عملکرد و بازخورد:

ارزیابی عملکرد و اثربخشی استراتژی‌ها و اقدامات ارتباطی در زمان بحران توسط تیم روابط عممومی و ارسال بازخورد به کمیته مدیریت بحران در جهت بهبود فرآیندها و استراتژی‌های ارتباطی آتی.

دکتر عادل میرشاهی، مدرس دوره مدیریت بحران معتقد است که روابط عمومی باید برای رسیدگی به بحران ها چند نکته را مد نظر قرار دهد:

1. تفاهم مشترک و هماهنگی: ارتباط نزدیک و هماهنگی بین تیم روابط عمومی و کمیته مدیریت بحران ضروری است تا در هنگام بروز بحران، اطلاعات به موقع و به شکل صحیح به مخاطبان منتقل شود.
2. سرعت و دقت: ارسال اطلاعات به سرعت و در عین حال با دقت و صحت به مخاطبان و رسانه‌ها در زمان بحران از اهمیت بالایی برخوردار است، از این رو لازم است که فرآیندها و سیاست‌های ارتباطی مدیریت بحران مورد ارزیابی و بهبود مستمر قرار گیرند.
3. شفافیت و صداقت: ارسال اطلاعات شفاف و صادقانه به مخاطبان در زمان بحران از اهمیت بسیاری برخوردار است، به طوری که مخاطبان اعتماد خود را به سازمان حفظ کنند.
4. مدیریت شایعات: تیم روابط عمومی مسئولیت مدیریت و کنترل شایعات و اطلاعات نادرست در فضای عمومی در زمان بحران را دارد، بنابراین لازم است که برنامه‌ها و استراتژی‌های مناسبی برای مقابله با شایعات و اطلاعات نادرست تدوین شود.
5. آموزش و آمادگی: تیم روابط عمومی و کمیته مدیریت بحران باید به طور دوره‌ای آموزش‌های مرتبط با مدیریت بحران و ارتباطات در زمان بحران را طی کنند تا در مواجهه با بحران‌های مختلف، آمادگی کامل داشته باشند.
6. ارزیابی و بهبود مستمر: پس از پایان بحران، نیاز است که عملکرد و عملیات ارتباطی در زمان بحران مورد ارزیابی قرار گیرد و اقدامات بهبودی مشخص شده و اجرا گردد تا در بحران‌های آتی عملکرد بهتری داشته باشیم.

به طور کلی، هماهنگی و همکاری مؤثر بین تیم روابط عمومی و کمیته مدیریت بحران باعث می‌شود که سازمان به شیوه‌ای موثر و قابل اعتماد به مخاطبان خود در زمان بحران ارتباط برقرار کند و از پتانسیل‌های منفی و پیامدهای بحران‌ها کاسته شود. شما می توانید برای اخذ آموزش و مشاوره با ما تماس بگیرید. 

مدیریت شایعات در روابط عمومی

«مدرسه روابط عمومی»- مدیریت شایعات در روابط عمومی فرآیندی است که به منظور شناسایی، ردیابی، ارزیابی و پاسخ به شایعاتی که در مورد یک سازمان یا فرد منتشر می‌شود، انجام می‌شود. هدف از مدیریت شایعات، به حداقل رساندن اثرات منفی شایعات بر شهرت، اعتبار و روابط یک سازمان یا فرد است.

چرا مدیریت شایعات مهم است؟

دکتر عادل میرشاهی معتقد است که شایعات می‌توانند اثرات منفی زیادی بر یک سازمان یا فرد داشته باشند. آنها می‌توانند:

1. شهرت و اعتبار را خدشه‌دار کنند.
2. به روابط با ذینفعان آسیب برسانند.
3. باعث از دست دادن مشتریان و فروش شوند.
4. موجب اضطراب و آشفتگی در میان کارکنان شوند.

به همین دلیل، مهم است که سازمان‌ها و افراد برای مدیریت شایعات برنامه داشته باشند.

مراحل مدیریت شایعات:

1. شناسایی شایعات: اولین قدم در مدیریت شایعات، شناسایی آنها است. این کار می‌تواند از طریق نظارت بر رسانه‌های اجتماعی، صحبت با کارکنان و مشتریان و گوش دادن به زمزمه‌ها در جامعه انجام شود.
2. ارزیابی شایعات: پس از شناسایی شایعات، مهم است که آنها را ارزیابی کنید. این به معنای تعیین صحت، شدت و پتانسیل آسیب آنها است.
3. پاسخ به شایعات: اگر شایعات مضر باشند، باید به آنها پاسخ داده شود. بهترین راه برای پاسخ به شایعات، ارائه اطلاعات دقیق و به موقع است. این کار می‌تواند از طریق بیانیه‌های مطبوعاتی، پست‌های وبلاگ یا مصاحبه‌ها انجام شود.
4. رصد و پیگیری: پس از پاسخ به شایعات، مهم است که آنها را رصد کنید و ببینید آیا از بین رفته‌اند یا خیر. اگر شایعات همچنان ادامه داشته باشند، ممکن است لازم باشد اقدامات بیشتری انجام شود.

دکتر میرشاهی می نویسد، متولیان روابط عمومی باید در مدیریت شایعات به چند اصل زیر پایبند باشند:

• شفاف باشید: مهم است که با ذینفعان خود در مورد شایعات شفاف باشید. حتی اگر شایعات نادرست باشند، باز هم باید به آنها رسیدگی کنید.
• سریع عمل کنید: هر چه سریع‌تر به شایعات پاسخ دهید، بهتر است. شایعاتی که بدون پاسخ باقی می‌مانند، می‌توانند به سرعت گسترش یافته و آسیب بیشتری وارد کنند.
• صادق باشید: در هنگام پاسخ به شایعات، همیشه صادق باشید. اگر نمی‌دانید پاسخ یک سوال را بدهید، بهتر است آن را بپذیرید تا اینکه سعی کنید آن را جبران کنید.
• مشتاق باشید: به سوالات و نگرانی‌های ذینفعان خود در مورد شایعات پاسخ دهید.
• از رسانه‌های اجتماعی استفاده کنید: رسانه‌های اجتماعی می‌توانند ابزاری قدرتمند برای مبارزه با شایعات باشند. از آنها برای ارائه اطلاعات دقیق و به موقع به ذینفعان خود استفاده کنید.

مدیریت شایعات بخش مهمی از روابط عمومی است. با داشتن یک برنامه منسجم برای مدیریت شایعات، می‌توانید از آسیب رساندن شایعات به شهرت، اعتبار و روابط خود جلوگیری کنید. شما می توانید برای آموزش و مشاوره در حوزه روابط عمومی با ما تماس بگیرید. 

دگرگونی ذائقه رسانه ای ایرانیان؛ نقش روابط عمومی در این تحول

«مدرسه روابط عمومی»- دگرگونی ذائقه خبری ایرانیان عنوان یادداشتی از حجت اله عباسی است که در آن به مساله پارادایم شیفت فناوری اطلاعات و ارتباطات می پردازد. 

 پارادایم شیفت(paradigm shift) فناوری اطلاعات و ارتباطات، گسل های جدیدی را در سپهر اطلاعاتی فعال کرده و موجب کوچ مخاطبان سیاره رسانه های سنتی به سیاره رسانه های فرامدرن شده است.

  تاثیر پذیری همه زوایای زندگی و کسب و کار از این انقلاب فناورانه، عرصه خبر را نیز از امواج پرخروش خود بی نصیب نگذاشته است.

 این طوفان اطلاعاتی با مجموعه ای سترگ از کارکردها و کژکارکردها، ذائقه رسانه ای و خبری ایرانی ها را به صورت بنیادین تغییر داده است.

 در این دگردیسی دیجیتال، الگوها و عادات رسانه ای مخاطبان رسانه های رایج به صورت بنیادین متحول و دگرگون شده است.

 در جغرافیای جدید رسانه ای، ایرانی ها اشتیاق زیادی برای کسب اطلاعات و اخبار از رسانه های دو سویه  و برحقوق برابر  ابراز داشته اند.

 ایرانی ها در صدد استحکام پایه های خبرنگاری شهروندی و تاکید بر تولیدات بومی بوده و وقت زیادتری را برای فعالیت در فضای دوم اختصاص می دهند.

 رسانه های اجتماعی و بویژه پیام رسان تلگرام و شبکه اجتماعی اینستاگرام محبوب ترین رسانه های ایرانی هاست. یعنی همان رسانه هایی که با وقوع یک رخداد یا پدیده تا رسانه های رایج بخود آیند به سرعت طوفان اطلاعات و اخبار وقایع را منتشر می کنند.

 یکی از امواج خروشان پارادایم فناوری اطلاعات، فست فودی شدن فرایندهای کسب و کار و زندگی است. کوتاه شدن و سرعت انتقال از ابعاد فست فودی شدن جریان اطلاعات است. 

  ایرانی ها به اخبار کوتاه ، با سرعت انتشار و تواتر زیاد اقبال نشان داده اند و از روایت های بلند خبری فاصله  معناداری گرفته اند.

 رسانه های جریان اصلی با کاهش روز افزون مخاطب و بویژه کاهش مدت استفاده از برنامه ها و رضامندی مخاطبان مواجه هستند و به صورت تطبیقی برغم صرف هزینه های چند هزار برابری در موارد مشابه، از پس رسانه های اجتماعی بر نمی آیند.

 ایرانیان از عصر چینش خبر و به عبارت دیگر از سنت برجسته سازی و اولویت بندی اخبار در رسانه های جریان اصلی عبور کرده و به عصر خودسردبیری اخبار و اطلاعات وارد شده اند. عصری که خودمختاری و خودگردانی رسانه ای را نصیب آنان کرده است.

 ایرانیان علاقمند هستند در بخشی از فرایند  سردبیری اخبار بویژه انتخاب سوژه ها، پردازش و انتشار آنها مشارکت داشته باشند. چنین هدفی را رسانه های اجتماعی از طریق تعامل، گفتگو، تبادل اطلاعات و اشتراک گذاری تسهیل کرده اند.

 با الهام از علم زیست شناسی، «اکوسیستم خبر» مشتمل بر گردآوری و انتشار اطلاعات و عادات و  روش‌های حاکم بر رفتار مجموعه های جمعیتی در حال دگرگونی و تحول روزافزون است.شناخت این تحول و دگرگونی یکی از وظایف روابط عمومی است که امروز می خواهد مطابق ذائقه جدید مخاطبان محتوا تولید کند. در نتیجه باید از تکنیک هایی برای شناخت عمیق تر این پارادایم شیفت مطلع شد تا بتوان گام موثری در تنویر افکار عمومی برداشت. در این زمینه می توانید با ما در تماس باشید.