وظایف روابط عمومی در سازمان

«مدرسه روابط عمومی»- روابط عمومی (Public Relations) یا PR، بخش مهمی در هر سازمان است. این بخش به ایجاد ارتباط مؤثر بین سازمان و مخاطبانش می‌پردازد و در ارتقای وجهه و شهرت برند نیز نقش اساسی دارد1. هدف از فعالیت‌های بخش روابط عمومی در سازمان‌ها این است که با متقاعد‌کردن مخاطبان، آن‌ها را حامی و طرفدار برند کند. برای این منظور، روابط عمومی از رسانه‌های مختلف و شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌کند.

وظایف کلیدی روابط عمومی در سازمان‌ها عبارت‌اند از:

• معرفی و شناساندن نقاط مثبت محصولات یا خدمات سازمان: روابط عمومی باید نقاط قوت محصولات یا خدمات را به مخاطبان معرفی کند.
• پاسخ‌گویی صادقانه و شفاف به رسانه‌ها و سازمان‌های دیگر: ارتباط مؤثر با رسانه‌ها و دیگر سازمان‌ها جهت انتقال اطلاعات و پاسخ به سوالات آن‌ها از وظایف اصلی روابط عمومی است.
• به‌وجود آوردن تفاهم و برطرف کردن سوءتفاهم‌ها: روابط عمومی باید در مواقع بروز سوءتفاهم‌ها، تفاهم را به‌وجود آورده و مشکلات را حل کند.
• ایجاد هماهنگی و نظم در فعالیت‌های درون سازمانی: روابط عمومی باید با تمام بخش‌های سازمان هماهنگی داشته باشد تا فعالیت‌ها به‌خوبی انجام شود.
• بررسی بازخورد فعالیت‌های سازمان در جامعه: روابط عمومی باید بازخورد مردم را مورد بررسی قرار داده و بهبود‌های لازم را انجام دهد.

به طور کلی، روابط عمومی در سازمان‌ها نقش مغز متفکر، قلب تپنده، دست اجراء، پای پیشرفت، گوش شنوا، چشم بینا و زبان گویای دستگاه را ایفا می‌کند. این بخش تحت نظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان وظایف خود را انجام می‌دهد. علاوه بر موارد فوق از نگاه دکتر عادل میرشاهی، مشاور ارشد روابط عمومی، روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی میان سازمان و مخاطبانش، وظایف متعددی را بر عهده دارد که می‌توان آنها را به طور کلی در دسته‌های زیر طبقه‌بندی کرد:

1. اطلاع‌رسانی:

انتشار اخبار، رویدادها و فعالیت‌های سازمان در پایگاه اطلاع‌رسانی، شبکه‌های اجتماعی، رسانه‌ها و سایر کانال‌های ارتباطی

تولید و توزیع محتوای آموزشی مربوط به محصولات، خدمات، برنامه‌ها و دستاوردهای سازمان

برگزاری نشست‌های خبری و مصاحبه با رسانه‌ها برای ارائه اطلاعات به عموم و شفاف‌سازی عملکرد سازمان

پاسخگویی به سوالات، نظرات و شکایات مخاطبان از طریق سامانه‌های ارتباط با مشتری ، شبکه‌های اجتماعی و سایر مکان‌های ارتباطی

2. مدیریت برند:

حفظ و ارتقای تصویر ذهنی سازمان در میان مخاطبان، ذینفعان و جامعه

ترویج ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی سازمان

مدیریت برند در مواقع بروز بحران و چالش

تقویت هویت سازمانی و ایجاد تمایز رقابتی

3. ارتباط با ذینفعان:

برقراری ارتباط با ذینفعان کلیدی مانند مشتریان، سهامداران، کارکنان، رسانه‌ها، دولت و جامعه

درک نیازها، انتظارات و خواسته‌های ذینفعان

ایجاد و حفظ روابط مثبت و سازنده با ذینفعان

مدیریت تعارضات و حل مشکلات با ذینفعان

4. مسئولیت اجتماعی:

اجرای برنامه‌های مسئولیت اجتماعی در راستای حمایت از اقشار آسیب‌پذیر و حفظ محیط زیست

حمایت از رویدادهای فرهنگی و ورزشی

ترویج فرهنگ نوآوری و کارآفرینی

کمک به توسعه پایدار جامعه

5. سایر وظایف:

انجام تحقیقات و مطالعات در زمینه‌های مرتبط با فعالیت‌های سازمان و افکار عمومی

تهیه گزارش‌ها و تحلیل‌ها برای مدیران و ذینفعان

ارائه مشاوره به مدیران در زمینه‌های ارتباطی و برندینگ

برگزاری رویدادها و برنامه‌های آموزشی برای کارکنان و ذینفعان

مدیریت وب سایت و شبکه‌های اجتماعی سازمان

رصد اخبار و رسانه‌ها و ارائه گزارش به مدیران

تهیه و انتشار بروشور، جزوه و سایر اقلام تبلیغاتی

برگزاری نمایشگاه‌ها و رویدادهای تبلیغاتی

نقش روابط عمومی در موفقیت سازمان:

1. ایجاد اعتماد و جلب رضایت مخاطبان
2. تقویت روابط با ذینفعان کلیدی
3. ارتقای جایگاه برند سازمان در بازار
4. جذب و حفظ سرمایه انسانی
5. افزایش سهم بازار و سودآوری
6. مدیریت بحران و حفظ وجهه عمومی سازمان در مواقع بروز چالش
7. کمک به تحقق اهداف و استراتژی‌های سازمان

عوامل موثر در عملکرد روابط عمومی:

• رهبری و حمایت مدیریت ارشد سازمان
• تخصیص منابع و بودجه کافی
• وجود نیروی انسانی متخصص و کارآمد
• استفاده از ابزارها و روش‌های نوین ارتباطی
• برقراری ارتباطات موثر با ذینفعان
• ارزیابی مستمر عملکرد و ایجاد تغییرات لازم

با انجام وظایف خود به طور موثر، روابط عمومی می‌تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند برای موفقیت سازمان در دنیای امروز عمل کند. ما می توانیم برای رساندن روابط عمومی به سطحی که بتواند وظایف خود را به صورت کامل در سازمان انجام دهد، با ارائه مشاوره و آموزش به شما کمک کنیم. بدین منظور با ما تماس بگیرید.