وظایف روابط عمومی در سازمان

«مدرسه روابط عمومی»- روابط عمومی (Public Relations) یا PR، بخش مهمی در هر سازمان است. این بخش به ایجاد ارتباط مؤثر بین سازمان و مخاطبانش می‌پردازد و در ارتقای وجهه و شهرت برند نیز نقش اساسی دارد1. هدف از فعالیت‌های بخش روابط عمومی در سازمان‌ها این است که با متقاعد‌کردن مخاطبان، آن‌ها را حامی و طرفدار برند کند. برای این منظور، روابط عمومی از رسانه‌های مختلف و شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌کند.

وظایف کلیدی روابط عمومی در سازمان‌ها عبارت‌اند از:

• معرفی و شناساندن نقاط مثبت محصولات یا خدمات سازمان: روابط عمومی باید نقاط قوت محصولات یا خدمات را به مخاطبان معرفی کند.
• پاسخ‌گویی صادقانه و شفاف به رسانه‌ها و سازمان‌های دیگر: ارتباط مؤثر با رسانه‌ها و دیگر سازمان‌ها جهت انتقال اطلاعات و پاسخ به سوالات آن‌ها از وظایف اصلی روابط عمومی است.
• به‌وجود آوردن تفاهم و برطرف کردن سوءتفاهم‌ها: روابط عمومی باید در مواقع بروز سوءتفاهم‌ها، تفاهم را به‌وجود آورده و مشکلات را حل کند.
• ایجاد هماهنگی و نظم در فعالیت‌های درون سازمانی: روابط عمومی باید با تمام بخش‌های سازمان هماهنگی داشته باشد تا فعالیت‌ها به‌خوبی انجام شود.
• بررسی بازخورد فعالیت‌های سازمان در جامعه: روابط عمومی باید بازخورد مردم را مورد بررسی قرار داده و بهبود‌های لازم را انجام دهد.

به طور کلی، روابط عمومی در سازمان‌ها نقش مغز متفکر، قلب تپنده، دست اجراء، پای پیشرفت، گوش شنوا، چشم بینا و زبان گویای دستگاه را ایفا می‌کند. این بخش تحت نظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان وظایف خود را انجام می‌دهد. علاوه بر موارد فوق از نگاه دکتر عادل میرشاهی، مشاور ارشد روابط عمومی، روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی میان سازمان و مخاطبانش، وظایف متعددی را بر عهده دارد که می‌توان آنها را به طور کلی در دسته‌های زیر طبقه‌بندی کرد:

1. اطلاع‌رسانی:

انتشار اخبار، رویدادها و فعالیت‌های سازمان در پایگاه اطلاع‌رسانی، شبکه‌های اجتماعی، رسانه‌ها و سایر کانال‌های ارتباطی

تولید و توزیع محتوای آموزشی مربوط به محصولات، خدمات، برنامه‌ها و دستاوردهای سازمان

برگزاری نشست‌های خبری و مصاحبه با رسانه‌ها برای ارائه اطلاعات به عموم و شفاف‌سازی عملکرد سازمان

پاسخگویی به سوالات، نظرات و شکایات مخاطبان از طریق سامانه‌های ارتباط با مشتری ، شبکه‌های اجتماعی و سایر مکان‌های ارتباطی

2. مدیریت برند:

حفظ و ارتقای تصویر ذهنی سازمان در میان مخاطبان، ذینفعان و جامعه

ترویج ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی سازمان

مدیریت برند در مواقع بروز بحران و چالش

تقویت هویت سازمانی و ایجاد تمایز رقابتی

3. ارتباط با ذینفعان:

برقراری ارتباط با ذینفعان کلیدی مانند مشتریان، سهامداران، کارکنان، رسانه‌ها، دولت و جامعه

درک نیازها، انتظارات و خواسته‌های ذینفعان

ایجاد و حفظ روابط مثبت و سازنده با ذینفعان

مدیریت تعارضات و حل مشکلات با ذینفعان

4. مسئولیت اجتماعی:

اجرای برنامه‌های مسئولیت اجتماعی در راستای حمایت از اقشار آسیب‌پذیر و حفظ محیط زیست

حمایت از رویدادهای فرهنگی و ورزشی

ترویج فرهنگ نوآوری و کارآفرینی

کمک به توسعه پایدار جامعه

5. سایر وظایف:

انجام تحقیقات و مطالعات در زمینه‌های مرتبط با فعالیت‌های سازمان و افکار عمومی

تهیه گزارش‌ها و تحلیل‌ها برای مدیران و ذینفعان

ارائه مشاوره به مدیران در زمینه‌های ارتباطی و برندینگ

برگزاری رویدادها و برنامه‌های آموزشی برای کارکنان و ذینفعان

مدیریت وب سایت و شبکه‌های اجتماعی سازمان

رصد اخبار و رسانه‌ها و ارائه گزارش به مدیران

تهیه و انتشار بروشور، جزوه و سایر اقلام تبلیغاتی

برگزاری نمایشگاه‌ها و رویدادهای تبلیغاتی

نقش روابط عمومی در موفقیت سازمان:

1. ایجاد اعتماد و جلب رضایت مخاطبان
2. تقویت روابط با ذینفعان کلیدی
3. ارتقای جایگاه برند سازمان در بازار
4. جذب و حفظ سرمایه انسانی
5. افزایش سهم بازار و سودآوری
6. مدیریت بحران و حفظ وجهه عمومی سازمان در مواقع بروز چالش
7. کمک به تحقق اهداف و استراتژی‌های سازمان

عوامل موثر در عملکرد روابط عمومی:

• رهبری و حمایت مدیریت ارشد سازمان
• تخصیص منابع و بودجه کافی
• وجود نیروی انسانی متخصص و کارآمد
• استفاده از ابزارها و روش‌های نوین ارتباطی
• برقراری ارتباطات موثر با ذینفعان
• ارزیابی مستمر عملکرد و ایجاد تغییرات لازم

با انجام وظایف خود به طور موثر، روابط عمومی می‌تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند برای موفقیت سازمان در دنیای امروز عمل کند. ما می توانیم برای رساندن روابط عمومی به سطحی که بتواند وظایف خود را به صورت کامل در سازمان انجام دهد، با ارائه مشاوره و آموزش به شما کمک کنیم. بدین منظور با ما تماس بگیرید. 

روابط عمومی؛ متصدی سواد دیجیتال و سواد اینترنتی

«مدرسه روابط عمومی»- دکتر حجت اله عباسی در یادداشتی با موضوع ضرورت های سواد دیجیتال به دنیای مدرن می پردازد. دنیایی که روابط عمومی ها در آن خلق شده و باید مسئولیت های خودشان را به بهترین نحو ممکن انجام دهند.

وی می نویسد: همگرایی سیستم های کامپیوتری، شبکه های مخابراتی و اینترنت، افق دیگری از جهانی شدن را با گشودن فضای جدیدی برای تغییرات بنیادین در جوامع نمایان ساخته است. ورود به فضای جدیدکه از قضا بخشی از امور زندگی و کسب و کار را نمایندگی می کند، بدون آمادگی های لازم میسر نیست.

سرعت سرسام آور تحولات فناورانه بسیاری از برنامه ریزی های بلندمدت سنتی را بی اثر کرده است. در عصر فناوری اطلاعات و ارتباطات برخلاف عصر رسانه های جمعی متداول، گذار از یک فناوری رسانه ای به نوعی دیگر طولانی مدت نیست.

عصرمطبوعات به مخاطب باسواد نیاز داشت. رسانه رادیو چندان به سواد مخاطب وابستگی نداشت و تلویزیون تا حدی به سواد خواندن و نوشتن نیاز داشت. ولی در عصر فناوری اطلاعات و ارتباطات، بخاطر تکثر و تنوع رسانه ها، رقابت گسترده آنان و کاهش نقش حاکمیت ملی در کنترل رسانه های اجتماعی، دایره سواد نیز متنوع شده است. از  سواد دیجیتال و سواد اینترنتی کاربران سخن به میان می آید و دیگر سواد خواندن و نوشتن مخاطب، محلی از اعراب ندارد. 

سواد دیجیتال، توانایی درک و مهارت های استفاده از منابع کامپیوتری و سواد اینترنتی توانایی تشخیص، استفاده از منابع اینترنتی و مهارت های آن است. امروزه اغلب کاربران، دست اندرکاران رسانه های جدید، نهادهای مدنی و موسسات حاکمیتی به کسب #سواد_دیجیتال و #سواد_اینترنتی نیاز مبرم دارند.

منابع  باید برای آماده کردن کاربرانی فعال و کنشگر از طریق آموزش و فرهنگ سازی از جمله فرهنگ استفاده و مصرف رسانه(رژیم رسانه ای) صرف شود. سوگیری «شبکه ملی اطلاعات» باید در راستای آموزش و فرهنگ سازی سواد دیجیتال و اینترنتی در جامعه و فعال کردن کاربران بوده و البته نیم نگاهی هم به راهکارهای کنترلی داشته باشد.

در بحبوحه بحران اخیر دست اندرکاران فناوری اطلاعات و ارتباطات و مقام های امنیت ملی، سرگرم کنترل فضای دوم در کشورمان هستند. این در حالی است که غول های فناوری جهان در صدد گذار از «عصر دیجیتال» به «عصر کوانتوم» هستند. با رونق گرفتن «کامپیوترهای کوانتومی» و  «اینترنت کوانتومی» بسیاری از ساز وکارهای کنترلی دولت ها از جمله فیلترینگ و مصادیق دیگر کنترل و همچنین کنش های تخریبی هکرها بی معنا و  امنیت طرف های ارتباطی کاملا تضمین خواهد شد. 

در چنین هنگامه ای راهکار تضمین امنیت ملی از مسیر ایجاد امنیت پویا و خلاق مبتنی بر کاربران فعال میسر خواهد بود. اما سوال اینجاست که چرا روابط عمومی باید در این جهان به دنبال تقویت سواد دیجیتال و سواد اینترنتی در میان مخاطبان خود باشد. دلیل این موضوع این است که اگر شایعه ای در میان مردم درباره برند سازمان شما منتشر شود، مردمی که دارای سواد دیجیتال هستند، قطعا موضوع را پیگیری کرده و راحت نمی پذیرند و در نتیجه کار شما برای تنویر افکار عمومی ساده تر از زمانی است که مردم به این سواد مجهز نیستند و باید آبروی رفته را بازگردانید. 

بنابراین نیاز به آموزش دارید. نیاز به آموزش درون سازمان به عنوان یک مسئولیت شرکتی و آموزش بیرون سازمان به عنوان مسئولیت اجتماعی. ما در این مصاف در کنار شما هستیم. برای مشاوره و آموزش با ما تماس بگیرید. 

صبر در ارتباطات انسانی چیست و چه کاربردی در روابط عمومی دارد؟

«مدرسه روابط عمومی»- برخی تصورشان این است که صبر یعنی عصبانی نشدن در مقابل اتفاقاتی که افراد را ناراحت می کند. اما باید گفت: صبر تنها عصبانی نشدن نیست!

صبر یعنی اینکه قادر باشید هفت احساس:

• تنفر
• علاقه
• لذت 
• اضطراب
• خشم
• غم
• و ترس

را در خود کنترل، مدیریت و مهار کنید.صبر یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که یک متخصص روابط عمومی می‌تواند داشته باشد. این ویژگی در بسیاری از جنبه‌های کار روابط عمومی از جمله موارد زیر کاربرد دارد:

1. ایجاد روابط:

ایجاد روابط قوی با مخاطبان، رسانه‌ها و سایر ذینفعان به زمان و صبر نیاز دارد. یک متخصص روابط عمومی صبور می‌داند که باید به طور مداوم با مخاطبان خود ارتباط برقرار کند، به آنها گوش دهد و به نیازهای آنها توجه کند.

2. مدیریت بحران:

در مواقع بحران، حفظ آرامش و صبر بسیار مهم است. یک متخصص روابط عمومی صبور می‌تواند به طور موثری با رسانه‌ها و مخاطبان ارتباط برقرار کند و پیام‌های سازمان را به طور شفاف و دقیق منتقل کند.

3. حل تعارضات:

تعارضات در هر رابطه‌ای اجتناب‌ناپذیر است. یک متخصص روابط عمومی صبور می‌تواند با صبر و حوصله به طرفین درگیر در تعارض گوش دهد و به آنها کمک کند تا به راه‌حلی مشترک دست پیدا کنند.

4. مذاکره:

مذاکره یک مهارت کلیدی در روابط عمومی است. یک متخصص روابط عمومی صبور می‌تواند با صبر و حوصله مذاکره کند و به توافقی عادلانه برای همه طرف‌های involved دست پیدا کند.

5. تحقیق و جمع‌آوری اطلاعات:

تحقیق و جمع‌آوری اطلاعات دقیق و موثق به زمان و صبر نیاز دارد. یک متخصص روابط عمومی صبور می‌داند که باید به طور دقیق و کامل تحقیق کند تا اطلاعات صحیح را به مخاطبان خود ارائه دهد.

6. رصد و پایش رسانه‌ها:

رصد و پایش رسانه‌ها به طور مداوم به زمان و صبر نیاز دارد. یک متخصص روابط عمومی صبور می‌داند که باید به طور مداوم اخبار و تحولات را رصد کند تا از آخرین اطلاعات مربوط به مخاطبان و ذینفعان خود آگاه باشد.

7. برنامه‌ریزی و اجرا:

برنامه‌ریزی و اجرای برنامه‌های روابط عمومی به زمان و صبر نیاز دارد. یک متخصص روابط عمومی صبور می‌داند که باید به طور دقیق برنامه‌ریزی کند و با صبر و حوصله برنامه‌های خود را اجرا کند.

8. ارزیابی و اندازه‌گیری:

ارزیابی و اندازه‌گیری اثربخشی برنامه‌های روابط عمومی به زمان و صبر نیاز دارد. یک متخصص روابط عمومی صبور می‌داند که باید به طور دقیق و منظم برنامه‌های خود را ارزیابی کند تا از اثربخشی آنها مطمئن شود.

در اینجا چند نمونه از کاربردهای عملی صبر در روابط عمومی آورده شده است:

• هنگام نوشتن بیانیه‌های مطبوعاتی و سایر محتوای عمومی، صبر کنید تا همه اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید.
• هنگام صحبت با رسانه‌ها، صبر کنید تا به سوالات آنها به طور کامل و دقیق پاسخ دهید.
• هنگام مذاکره با ذینفعان، صبر کنید تا به یک توافق عادلانه برای همه طرف‌های involved دست پیدا کنید.
• هنگام رصد و پایش رسانه‌ها، صبر کنید تا از آخرین اخبار و تحولات مربوط به مخاطبان و ذینفعان خود آگاه شوید.
• هنگام اجرای برنامه‌های روابط عمومی، صبر کنید تا نتایج برنامه‌ها مشخص شود.
• با صبر و حوصله، یک متخصص روابط عمومی می‌تواند به طور موثرتری با مخاطبان، رسانه‌ها و سایر ذینفعان ارتباط برقرار کند و به اهداف سازمان خود دست پیدا کند.

باید توجه داشت که صبر به معنای تسلیم شدن یا بی‌تفاوت بودن نیست. صبر یک ویژگی اکتسابی است و می‌توان آن را با تمرین و ممارست ارتقا داد. با در نظر گرفتن این نکات، می‌توانید صبر را به عنوان ابزاری قدرتمند در جهت ارتقای مهارت‌های روابط عمومی خود استفاده کنید. روابط عمومی، هنری است که با استفاده از زبان و ارتباطات، می تواند جهان را به مکانی بهتر تبدیل کند. اگر به دنبال یادگیری بیشتر در مورد این هنر هستید، می توانید در دوره های آموزشی و مشاوره های ما شرکت کنید.

 ما با سابقه ای طولانی در زمینه روابط عمومی، به شما کمک می کنیم تا مهارت های خود را در این زمینه بهبود بخشید و به اهداف خود برسید. دوره های آموزشی و مشاوره های ما با جدیدترین متد ها و تکنیک های روابط عمومی به روز شده اند و به شما کمک می کنند تا دانش و مهارت های خود را در این زمینه به سطح جدیدی برسانید.

 برای کسب اطلاعات بیشتر و ثبت نام در دوره های آموزشی و مشاوره های من، لطفاً با شماره تلفن 09331178144 تماس بگیرید یا با استفاده از این لینک پیام خود را ارسال کنید.