روابط عمومی برای سازمان: پنجره‌ای به سوی تعامل و پیشرفت

1.     ایجاد و حفظ برند:

•         دکتر عادل میرشاهی، متخصص روابط عمومی، معتقد است: "برند، قلب تپنده هر سازمانی است و روابط عمومی نقشی اساسی در ساخت، تقویت و حفظ آن ایفا می‌کند."
•         روابط عمومی با استفاده از فعالیت‌هایی مانند انتشار اخبار و اطلاعات مثبت، مدیریت رسانه‌های اجتماعی، حضور در رویدادهای مرتبط با صنعت و پاسخگویی به نظرات و انتقادات مشتریان، به ایجاد تصویری مثبت و ماندگار از برند در ذهن مخاطبان کمک می‌کند.

•         دکتر عادل میرشاهی، مشاور ارشد روابط عمومی، می‌گوید: "در دنیای پویای سازمان‌ها، بحران‌ها ناگزیر هستند. برنامه‌ریزی روابط عمومی برای مدیریت بحران، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در شرایط دشوار، با حفظ آرامش و شفافیت، از پیامدهای منفی بحران بکاهند و اعتماد ذینفعان را حفظ کنند."
•         روابط عمومی در زمان بروز بحران، با برقراری ارتباط شفاف با ذینفعان، ارائه اطلاعات دقیق و به‌روز، عذرخواهی و جبران خسارت در صورت لزوم و مدیریت تنش‌ها، به کاهش پیامدهای منفی بحران و حفظ اعتبار سازمان کمک می‌کند.

•         دکتر عادل میرشاهی، متخصص روابط عمومی، می‌گوید: "مسئولیت اجتماعی، تعهدی اخلاقی است که سازمان‌ها در قبال جامعه خود دارند. روابط عمومی با برجسته کردن فعالیت‌های مسئولیت اجتماعی سازمان، به ارتقای وجهه عمومی آن و ایجاد تصویری مثبت در ذهن جامعه کمک می‌کند."
•         روابط عمومی با حمایت از خیریه‌ها، مشارکت در برنامه‌های داوطلبانه، پایبندی به اصول زیست‌محیطی و ارائه خدمات عام‌المنفعه، به ارتقای مسئولیت اجتماعی سازمان و ایجاد جامعه‌ای سالم و پویا کمک می‌کند.

ساختار سازمانی و روابط عمومی: هم‌افزایی برای دستیابی به اهداف

1.     ارتقای کارایی و اثربخشی: با تعریف وظایف و مسئولیت‌ها به طور واضح و مشخص، و ایجاد خطوط ارتباطی شفاف، می‌توان از موازی‌کاری و اتلاف وقت و منابع جلوگیری کرد و کارایی و اثربخشی فعالیت‌های روابط عمومی را ارتقا داد.
2.     تسهیل هماهنگی و همکاری: با ایجاد ساختاری منسجم و یکپارچه، می‌توان هماهنگی و همکاری بین بخش‌های مختلف روابط عمومی و سایر بخش‌های سازمان را تسهیل کرد و از پراکندگی و ناهماهنگی در فعالیت‌ها جلوگیری کرد.
3.     تقویت پاسخگویی: با تعریف ساختاری شفاف و پاسخگو، می‌توان به طور موثرتری به نیازها و خواسته‌های ذینفعان پاسخ داد و از بروز چالش‌ها و مشکلات در روابط با آنها جلوگیری کرد.
4.     تسهیل تصمیم‌گیری: با جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات از طریق ساختار سازمانی، می‌توان به طور آگاهانه‌تر و مبتنی بر شواهد تصمیم‌گیری کرد و برنامه‌های روابط عمومی را به طور موثرتری اجرا کرد.
5.     ارتقای جایگاه روابط عمومی: با ایجاد ساختاری قوی و مستقل برای روابط عمومی، می‌توان جایگاه و اعتبار این حوزه را در سازمان ارتقا داد و از حاشیه‌نشینی و بی‌توجهی به فعالیت‌های روابط عمومی جلوگیری کرد.

1.     ساختار متمرکز: در این ساختار، کلیه فعالیت‌های روابط عمومی در یک واحد متمرکز و تحت نظارت مستقیم مدیر روابط عمومی انجام می‌شود.
2.     ساختار غیرمتمرکز: در این ساختار، فعالیت‌های روابط عمومی به واحدهای مختلف سازمانی مانند بازاریابی، فروش، منابع انسانی و ... واگذار می‌شود.
3.     ساختار ماتریسی: در این ساختار، متخصصان روابط عمومی در واحدهای مختلف سازمانی فعالیت می‌کنند و به طور همزمان به دو مدیر (مدیر روابط عمومی و مدیر واحد مربوطه) گزارش می‌دهند.
4.     ساختار هیبریدی: در این ساختار، ترکیبی از ساختارهای متمرکز، غیرمتمرکز و ماتریسی استفاده می‌شود.
5. انتخاب ساختار مناسب برای روابط عمومی، به عوامل مختلفی مانند نوع فعالیت سازمان، وسعت و پیچیدگی آن، فرهنگ سازمانی و ... بستگی دارد.

1.     تحلیل ساختار سازمانی: در اولین قدم، باید ساختار سازمانی موجود در سازمان به طور دقیق مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد. این امر شامل شناسایی وظایف، فعالیت‌ها، خطوط ارتباطی، سلسله مراتب و ... است.
2.     تعیین نیازهای روابط عمومی: در مرحله بعد، باید نیازهای روابط عمومی سازمان به طور مشخص و واضح تعریف شود. این امر شامل وظایف و مسئولیت‌های روابط عمومی، مخاطبان کلیدی، اهداف و استراتژی‌های روابط عمومی و ... است.
3.     تطبیق ساختار با نیازها: در این مرحله، باید ساختار سازمانی موجود با نیازهای روابط عمومی تطبیق داده شود.

1.     ساختار سازمانی مناسب، نقشی کلیدی در موفقیت روابط عمومی ایفا می‌کند.
2.     انتخاب ساختار مناسب برای روابط عمومی، به عوامل مختلفی بستگی دارد.
3.     برای استفاده از ساختار سازمانی در روابط عمومی، باید مراحل مشخصی را طی کرد.
4.     با تطبیق ساختار سازمانی با نیازهای روابط عمومی، می‌توان به اهداف سازمانی دست یافت و جایگاه روابط عمومی را در سازمان ارتقا داد.

وظایف روابط عمومی در سازمان

«مدرسه روابط عمومی»- روابط عمومی (Public Relations) یا PR، بخش مهمی در هر سازمان است. این بخش به ایجاد ارتباط مؤثر بین سازمان و مخاطبانش می‌پردازد و در ارتقای وجهه و شهرت برند نیز نقش اساسی دارد1. هدف از فعالیت‌های بخش روابط عمومی در سازمان‌ها این است که با متقاعد‌کردن مخاطبان، آن‌ها را حامی و طرفدار برند کند. برای این منظور، روابط عمومی از رسانه‌های مختلف و شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌کند.

وظایف کلیدی روابط عمومی در سازمان‌ها عبارت‌اند از:

• معرفی و شناساندن نقاط مثبت محصولات یا خدمات سازمان: روابط عمومی باید نقاط قوت محصولات یا خدمات را به مخاطبان معرفی کند.
• پاسخ‌گویی صادقانه و شفاف به رسانه‌ها و سازمان‌های دیگر: ارتباط مؤثر با رسانه‌ها و دیگر سازمان‌ها جهت انتقال اطلاعات و پاسخ به سوالات آن‌ها از وظایف اصلی روابط عمومی است.
• به‌وجود آوردن تفاهم و برطرف کردن سوءتفاهم‌ها: روابط عمومی باید در مواقع بروز سوءتفاهم‌ها، تفاهم را به‌وجود آورده و مشکلات را حل کند.
• ایجاد هماهنگی و نظم در فعالیت‌های درون سازمانی: روابط عمومی باید با تمام بخش‌های سازمان هماهنگی داشته باشد تا فعالیت‌ها به‌خوبی انجام شود.
• بررسی بازخورد فعالیت‌های سازمان در جامعه: روابط عمومی باید بازخورد مردم را مورد بررسی قرار داده و بهبود‌های لازم را انجام دهد.

به طور کلی، روابط عمومی در سازمان‌ها نقش مغز متفکر، قلب تپنده، دست اجراء، پای پیشرفت، گوش شنوا، چشم بینا و زبان گویای دستگاه را ایفا می‌کند. این بخش تحت نظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان وظایف خود را انجام می‌دهد. علاوه بر موارد فوق از نگاه دکتر عادل میرشاهی، مشاور ارشد روابط عمومی، روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی میان سازمان و مخاطبانش، وظایف متعددی را بر عهده دارد که می‌توان آنها را به طور کلی در دسته‌های زیر طبقه‌بندی کرد:

1. اطلاع‌رسانی:

انتشار اخبار، رویدادها و فعالیت‌های سازمان در پایگاه اطلاع‌رسانی، شبکه‌های اجتماعی، رسانه‌ها و سایر کانال‌های ارتباطی

تولید و توزیع محتوای آموزشی مربوط به محصولات، خدمات، برنامه‌ها و دستاوردهای سازمان

برگزاری نشست‌های خبری و مصاحبه با رسانه‌ها برای ارائه اطلاعات به عموم و شفاف‌سازی عملکرد سازمان

پاسخگویی به سوالات، نظرات و شکایات مخاطبان از طریق سامانه‌های ارتباط با مشتری ، شبکه‌های اجتماعی و سایر مکان‌های ارتباطی

2. مدیریت برند:

حفظ و ارتقای تصویر ذهنی سازمان در میان مخاطبان، ذینفعان و جامعه

ترویج ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی سازمان

مدیریت برند در مواقع بروز بحران و چالش

تقویت هویت سازمانی و ایجاد تمایز رقابتی

3. ارتباط با ذینفعان:

برقراری ارتباط با ذینفعان کلیدی مانند مشتریان، سهامداران، کارکنان، رسانه‌ها، دولت و جامعه

درک نیازها، انتظارات و خواسته‌های ذینفعان

ایجاد و حفظ روابط مثبت و سازنده با ذینفعان

مدیریت تعارضات و حل مشکلات با ذینفعان

4. مسئولیت اجتماعی:

اجرای برنامه‌های مسئولیت اجتماعی در راستای حمایت از اقشار آسیب‌پذیر و حفظ محیط زیست

حمایت از رویدادهای فرهنگی و ورزشی

ترویج فرهنگ نوآوری و کارآفرینی

کمک به توسعه پایدار جامعه

5. سایر وظایف:

انجام تحقیقات و مطالعات در زمینه‌های مرتبط با فعالیت‌های سازمان و افکار عمومی

تهیه گزارش‌ها و تحلیل‌ها برای مدیران و ذینفعان

ارائه مشاوره به مدیران در زمینه‌های ارتباطی و برندینگ

برگزاری رویدادها و برنامه‌های آموزشی برای کارکنان و ذینفعان

مدیریت وب سایت و شبکه‌های اجتماعی سازمان

رصد اخبار و رسانه‌ها و ارائه گزارش به مدیران

تهیه و انتشار بروشور، جزوه و سایر اقلام تبلیغاتی

برگزاری نمایشگاه‌ها و رویدادهای تبلیغاتی

نقش روابط عمومی در موفقیت سازمان:

1. ایجاد اعتماد و جلب رضایت مخاطبان
2. تقویت روابط با ذینفعان کلیدی
3. ارتقای جایگاه برند سازمان در بازار
4. جذب و حفظ سرمایه انسانی
5. افزایش سهم بازار و سودآوری
6. مدیریت بحران و حفظ وجهه عمومی سازمان در مواقع بروز چالش
7. کمک به تحقق اهداف و استراتژی‌های سازمان

عوامل موثر در عملکرد روابط عمومی:

• رهبری و حمایت مدیریت ارشد سازمان
• تخصیص منابع و بودجه کافی
• وجود نیروی انسانی متخصص و کارآمد
• استفاده از ابزارها و روش‌های نوین ارتباطی
• برقراری ارتباطات موثر با ذینفعان
• ارزیابی مستمر عملکرد و ایجاد تغییرات لازم

با انجام وظایف خود به طور موثر، روابط عمومی می‌تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند برای موفقیت سازمان در دنیای امروز عمل کند. ما می توانیم برای رساندن روابط عمومی به سطحی که بتواند وظایف خود را به صورت کامل در سازمان انجام دهد، با ارائه مشاوره و آموزش به شما کمک کنیم. بدین منظور با ما تماس بگیرید.